Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste.

Laatimispäivä 02.01.2018.

Rekisterinpitäjä
Nimi: OM Organic Beauty OY, Y-tunnus: 2866273-5
Yhteystiedot: Rovakatu 26 A 14, 96200 Rovaniemi.
+358 401588157
info@omorganicbeauty.com

Rekisteriasioita hoitava henkilö
OM Organic Beauty
Mia Vatanen
+358 405188517

Rekisterin nimi
OM Organic Beauty Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri. Rekisteri koostuu päärekisteristä ja alarekisteristä. Alarekisterillä tarkoitetaan sähköpostisuoramarkkinointi ohjelmistoa, johon siirretään päärekisteriin talletettuja asiakkaiden tietoja siltä osin kuin asiakas on niihin antanut suostumuksensa.

Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietolaki 8 §

Rekisterin käyttötarkoitus
• OM Organic Beauty Oy:n palvelujen toteuttaminen, hallinta, laskuttaminen, myynti ja tuotteiden tai palvelujen markkinointi
• Asiakassuhteiden hoito ja asiakasyhteydenpito
• Suoramarkkinointi
• Tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu
• Liiketoiminnan kehittäminen
• Tarjonnan kohdistaminen
• Mielipide- ja markkinatutkimus
• Yhteistyökumppaneiden lukuun tapahtuva markkinointi.

Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti, yksityisyyttä kunnioittaen ja huomioida asiakkaan erilaiset osto- ja viestintäkanavaan liittyvät tottumukset. Rekisterin nimi- ja osoitetietoja käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin vain, mikäli asiakas on antanut tähän nimenomaisen suostumuksen. Rekisterin asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Rekisterin sisältämät tiedot
Asiakasrekisteri koostuu useasta erilaisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Rekisterien asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

• Asiakastiedot: etunimi, sukunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, käyttäjätunnus ja salasana, muut asiakkaan itse ilmoittamat tiedot.
• Asiakaspalautetiedot: arvonta- ja kilpailuvastaukset, asiakaskyselypalaute (kiinnostuksen kohteet), asiakkaan suostumuksella saadut muut mahdolliset tiedot (yhteystiedot, lupatiedot, syntymävuosi, sukupuoli).
• Tilaus- ja tarjontatiedot: tuotteen saajan nimi, tuotetiedot, tarjontatiedot, hintatiedot, laskutustiedot, toimitustiedot, peruutustiedot, palautustiedot, reklamaatiotiedot.
• Suostumus OM Organic Beautyn uutiskirjeen lähettämiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun
• asiakas rekisteröityy palveluun
• tilaa uutiskirjeen
• tilaa tuotetiedotteen
• tekee tilauksen
• osallistuu asiakaskyselyyn, arvontaan tai kilpailuun syöttämällä omia tietojaan.

Suoramarkkinointikielto ja kielto luovuttaa osoitetietoja muille yrityksille tallennetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan Klarna Oy:n (Y-tunnus 2247127-6) järjestelmästä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakasrekisteristä ei luovuteta nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, (henkilötietolaki 19 §). Tietoja ei myöskään luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle mihinkään tarkoitukseen.

Rekisterin suojaus
Mahdollinen manuaalinen aineisto: säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Konekielinen aineisto: Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen sovitut työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannan henkilökohtaisten käyttöoikeuksien ja eri käyttäjätasojen avulla käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin.

Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa palveluntarjoajien tiloissa. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä. Vain viranomaisilmoituksen tehnyt toimija voi käsitellä henkilörekisterin tietoja. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Henkilöt, jotka käsittelevät tietoja, ovat henkilötietolain 33 §:n mukaisen vaitiolovelvollisuuden ja 48 §:n rangaistussäännösten alaisia.

Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kieltoasioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti.

Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi. Asiakasrekisteri tarkistetaan ja päivitetään vuosittain.

0